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「秘書」とは?


秘書とは、上司が円滑に仕事を進めるための重要なサポート役であり、上司との信頼関係がもっとも大切になるお仕事です。
経営者・役員、大手企業では部長クラスの上司を一人でサポートする場合と、複数人でサポートする場合があります。前者はインディペンデントセクレタリー、後者はグループセクレタリーといいます。

主な仕事内容

企業または担当上司、担当部署によって最重要機密事項に触れるものから一般事務の要素が比重を占めるものまで様々ですが、スケジュール管理、社内外の連絡及び調整、資料作成や情報収集、整理・来訪者対応や電話応対、社内の慶弔対応、会議準備、E-MAIL管理など内容は多岐に渡ります。

求められるスキル

基本的なビジネスマナーはもちろん、コミュニケーション能力や突発的な事態に対処できる対応力、事務処理能力全般が必要とされます。
さらに慶弔関係や季節行事等の知識も欠かせません。
また外国人の上司や外資系企業では、ビジネス英語も必須条件です。

あると便利な資格

秘書技能検定(1級~3級)
  • 細かな心遣いと冷静な判断力を併せ持った秘書としての技能を認定する資格。
  • どの企業でも使える資格。1級・準1級を取得していれば転職にも有効。
国際秘書検定(CBS)
  • 外資系企業などで、秘書業務のエキスパートたちの実力を評価する資格。
  • 試験は1次のプライマリーと2次のファイナルの2段階。

秘書の特徴

秘書としての経験をつむと、幅広い教養や知識を身に付ける事ができると共に、経営者や役員といったポストのサポートをするために、個人ではなかなか会えないような人と会うチャンスが生まれる事も多々あります。
外資系企業では当然高いレベルでの語学力が必要となるので、語学力を習得する事で活躍のチャンスが広がる可能性もあります。